Tik 1 iš 5 žmonių (18%) turi naudingą laiko valdymo metodą. Laiko valdymo strategijos ir projekto laiko valdymo įrankiai padeda jums atlikti paskirtą darbą per turimą laiką. Taip pat turite planuoti, valdyti ir stebėti savo komandos darbą. Susitikimai, sąmatos, planavimas, bendravimas su klientais ir savo komandą bei atsiskaityti vadovybei. Idealiu atveju norėtumėte visa tai atlikti per savo darbo dieną nuo 9 iki 5 val. 82% asmenų neturi laiko naudojimo sistemos. Jie paprasčiausiai naudojasi sąrašu, savo el. pašto dėžute arba niekuo kitu. Sunkiausi specialistai paprastai nėra geriausi laiko režisieriai, tačiau tai taip pat nereiškia, kad turėtumėte nusileisti.
Taigi, kaip iš tikrųjų galima efektyviai naudoti laiką ir toliau tobulinti vykdymą? Pagrindinis tikslas - sąmoningai kontroliuoti, kaip investuojate energiją į svarbius darbus ir pratybas tiek darbe, tiek savo kasdienėje veikloje. Prastai planuojant ir naudojant laiko valdymo priemones gali būti sunku viską sutalpinti į griežtus terminus. Štai kodėl jums reikia tikslių laiko stebėjimo ataskaitų.
Prieš sužinodami, ką reiškia projekto laiko valdymas ir ką galime pasakyti apie laiko valdymo strategijas (arba, jei norite, laiko valdymo planavimą), apžvelkime kliūtis ir priežastis, kodėl kartais bendras projekto valdymo planas ir jo užbaigimas reikalauja daug daugiau pastangų, nei manoma. Šie rezultatai ir tyrimo santrauka yra įkvėpimas vadovams, kuriems laiko valdymas ir projektų valdymas yra vienodai svarbūs.
Kas yra projekto laiko valdymas?
Ryšys tarp laiko ir projekto rengimo arba laiko valdymo ir projektų valdymo naudojant laiko valdymo priemones yra toks akivaizdus, kad daugeliui nereikia jokių paaiškinimų. Tačiau tiems, kuriuos reikia tuo įtikinti, šis skyrius turėtų padėti išspręsti abejones. Taigi, pradėkime nuo kelių faktų. Pagal projektą galima suprasti beveik viską, ką sukūrė žmogus. Vieta, kur pasislėpti ar miegoti, pelių gaudyklė, namas, darbo vietos keitimo misija.
Projektų valdymas, dar vadinamas užduočių valdymu, - tai procesų, metodų, įgūdžių, žinių ir patirties taikymas siekiant konkrečių projekto tikslų pagal projekto priėmimo kriterijus, laikantis sutartų parametrų. APM požiūriu - kuris gali būti laikomas diskutuotinu - skirtumas tarp "valdymo" ir "projekto valdymo" yra būtent laikas ir biudžetas. Valdymas yra nuolatinis procesas, o projektų valdymas turi apribojimų. Verslo požiūriu projektas yra verslo poreikio rezultatas. Jis užsakomas dėl vidinių ar išorinių poreikių.
Daugelis laiko valdymo įrankių suteikia galimybę valdyti neribotą projektų skaičių, o tai labai svarbu tvarkant kelias užduotis ir klientus. O kadangi projektas taip pat yra tam tikrų iššūkių sprendimas, projektas sudaromas per ribotą laiką ir biudžetą. Ir nuo šios vietos laiko valdymo strategijų ir laiko stebėjimo pagrindimas ir svarba tampa aiškesni tiems, kurie turi tam tikrų abejonių dėl pagrindinės šio straipsnio temos. Projektų valdymas neįmanomas be efektyvaus laiko planavimo.
Naudodami laiko stebėjimo programinę įrangą apžvelgėme, ką kartais daro darbuotojai ir koks ryšys tarp projektų valdymo ir laiko valdymo. Dabar metas analizuoti projektų valdymo procesą, kai analizuojamas darbas ir rengiamas laiko juostos šablonas, kad užtikrintumėte, jog projektą užbaigsite pagal tam tikrą grafiką. Abiejuose minėtuose apibrėžimuose nė žodžiu neužsimenama apie tai, kaip pasiekti gerų rezultatų valdant projekto laiką. Tačiau kiekvienam, kuris turi galimybę įgyvendinti projekto valdymo planą, akivaizdu, kad tai susiję su analize naudojant programinę įrangą, priemones ir metodus. Viskas, kas užtikrina projekto užbaigimą laiku.
Būdami projektų vadovai ir naudodami darbo laiko stebėjimo programinę įrangą, privalote veiksmingai planuoti ir valdyti ne tik savo, bet ir savo prižiūrimų komandų darbo laiką. Priklausomai nuo to, kaip jums sekasi žongliruoti skirtingais projektais ir prioritetais naudojant laiko sekimo programinę įrangą, tuo geriau galėsite planuoti savo komandos darbą. Tyrimai rodo, kad tai ne visada taip akivaizdu. Prastai planuojant ir komandai valdant laiką, gali būti sunku viską sutalpinti į griežtus terminus.
Žinodami, ką norite pasiekti per tam tikrą laiką, jau esate nusiteikę sėkmei. Tyrimas atskleidžia, kad darbui skiriamas laikas yra pelningas. Pedro Serradoras iš Toronto universiteto savo straipsnyje "Planavimo įtaka projekto sėkmei" atkreipia dėmesį į planavimo ir projekto sėkmės ryšį. Remdamasis literatūros apžvalga, P. Serradoras nustatė, kad projekto sėkmė yra glaudžiai susijusi ir su projekto, ir su išlaidų efektyvumu.
Efektyvios laiko valdymo strategijos
Planuoti kasdienes užduotis gali būti taip paprasta, kaip sudaryti darbų sąrašą, į kurį būtų įtraukti privalomi ir pageidaujami dalykai, tačiau gali būti naudinga naudoti patogią sąsają turinčias laiko stebėjimo priemones. Kartais darbų, kuriuos turite atlikti, sąrašas gali atrodyti neįveikiamas, todėl gali padėti laiko stebėjimo įrankiai. Kad jį būtų lengviau valdyti, geriau padalykite darbų sąrašą į mažesnes dalis.
Eizenhauerio matrica
Norėdami atskirti svarbias ir neatidėliotinas užduotis iš savo darbų sąrašo, galite naudoti Eizenhauerio matricą. Šis populiarus laiko valdymo metodas (dar žinomas kaip "Neatidėliotinų ir svarbių užduočių matrica" arba "Eizenhauerio principas"). "Turiu dviejų rūšių problemų: skubių ir svarbių. Visa tai reiškia požiūrį, kaip organizuoti darbo krūvį ir prioritetus. Tai labai naudinga, jei norite įgyvendinti veiksmingą laiko valdymo strategiją, naudodami laiko stebėjimo priemones. Ji padeda susitelkti organizuojant visas užduotis, ypač sudėtingiausias. Eizenhauerio matricos, laiko stebėjimo įrankio privalumas yra tas, kad jį galite sukurti keliaudami, naudodami tik rašiklį ir popierių, kad greitai nustatyti užduočių prioritetus.
Naudodami tokią matricą lengvai pastebėsite užduotis, kurioms iš tikrųjų reikia jūsų dėmesio, todėl pirmiausia galėsite sutelkti dėmesį į jas.
Pomodoro technika
Nors kai kurie giria daugiafunkcinį darbą, atrodo, kad jis labiau kenkia nei padeda. Kaip rašoma "Entrepreneur" paskelbtame straipsnyje apie daugiafunkcio darbo žalą ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017 m.), kelių užduočių atlikimas vienu metu yra neveiksmingas ir neefektyvus. Kadangi žmogaus smegenims reikia laiko pereiti nuo vienos užduoties prie kitos, mėginant atlikti per daug darbų, atsiranda laiko tarpas, kai iš tikrųjų nesame tokie produktyvūs, kokie galbūt norėtume būti. Vietoj to stenkitės sutelkti dėmesį į vieną užduotį ir ją atlikti, o po to pereiti prie kitos.
Vienas iš metodų, kuriuos galite naudoti dirbdami, yra Pomodoro technika ir laiko stebėjimas. Pagal ją darbas suskirstomas į trumpesnes, 25 minučių trukmės sesijas, tarp kurių daromos poilsio pertraukėlės. Tai patikrintas būdas padidinti produktyvumą, nes lengviau priversti save sutelkti dėmesį į vieną užduotį. Pavadinimą, kilusį iš itališko žodžio "pomidoras", įkvėpė virtuvės laikmatis.
Tai gali būti sudėtinga, nes pagal PMI 90% PM darbą sudaro bendravimas ("Menas bendrauti projektų valdyme", 2010 m.), tačiau kartais atliekate užduotis, kurioms reikia didelio susikaupimo ir kuo mažiau trukdžių. Tarkime, naudojate Pomodoro techniką. Pertraukos, kai reikia atsikratyti darbo laiko, gali atsirasti dėl elektroninių laiškų, skambučių, kolegų ar pokalbių pokalbių. Gali kilti pagunda kartkartėmis patikrinti savo pašto dėžutę, įsitraukti į pokalbius biure arba pabendrauti su komanda pokalbiuose. Tačiau tiesa ta, kad tai žlugdo jūsų produktyvumą. Jei nerimaujate, kad praleisite svarbų el. laišką, nusistatykite laiką, kada tikrinsite pašto dėžutę. Pasakykite komandos draugams, kad netrukdytų jums naudotis ausinėmis. Nuo darbo mus atitraukia išsiblaškymas.
Parkinsono dėsnis ir terminų nustatymas
Ar kada nors jautėte, kad kuo daugiau laiko turite tam tikrai užduočiai atlikti, tuo didesnė tikimybė, kad atidėliosite, užuot pasinaudoję tuo laiku ir atlikę darbus anksčiau? Parkinsonas teigė, kad "darbas išsiplečia tiek, kad užpildo jam užbaigti skirtą laiką". Ką galite padaryti, tai nustatyti sau trumpesnius terminus.
Užduočių delegavimas
Nė vienas žmogus nėra sala. Norėdami nustatyti turimus komandos narius, turinčius konkrečiai užduočiai atlikti reikalingų įgūdžių, naudokite išteklių valdymo priemonę arba laiko stebėjimo įrankį. Pavesdami darbą galite parodyti darbuotojams, kad vertinate jų indėlį. Suteikite jiems galimybę priimti sprendimus ir, jei reikia, apsiribokite jų priežiūra. Be užduočių delegavimo komandos nariams, taip pat rekomenduojama tam tikras užduočių dalis, pvz., tyrimus, pavesti atlikti išorės paslaugų teikėjams.
Ribų nustatymas ir streso valdymas
Labai svarbu žinoti savo galimybių ribas, kai kalbama apie darbo kiekį, kurį galite atlikti per tam tikrą laiką, kad ne tik įvykdytumėte tai, ką įsipareigojote. Tai taip pat padeda išvengti su darbu susijusio streso ir galiausiai - perdegimo jausmo. Leiskite jiems nustatyti prioritetus - jei jau turite daug darbų ir jūsų vadovas prašo imtis dar vieno, pateikite jam savo prioritetų sąrašą. Nemeluokite - netikri pasiteisinimai nėra geras būdas spręsti prašymus. Pasiteiraukite, ar užduotį galima atidėti - daug kartų pirminė data, kai kas nors paprašo jūsų pristatyti užduotį, nėra galutinė jos atlikimo data.
Laiko valdymo įrankiai ir technologijos
Kasdien rengdami darbo suvestines galite sužinoti, kur jums sekėsi gerai ir ką dar reikia padaryti. Kiekvienos dienos pabaigoje peržiūrėkite savo sąrašą ir patikrinkite, kokias užduotis atlikote. Jei sąraše vis dar yra neįgyvendintų užduočių, paklauskite savęs, kodėl jų nebaigėte, ir raskite jų sprendimo būdus.
Planuoti darbą ir naudotis laiko stebėjimo programine įranga lengviau, nes įrankiai suteikia greitą prieigą prie užduočių, kurias turite atlikti jūs arba jūsų komandos nariai. Kelių projektų užduotims valdyti naudojame "Jira". Kita vertus, "Teamdeck" yra išteklių valdymo programinė įranga arba projekto planavimo priemonė - jei norite (sukūrėme mes, o programinės įrangos namaiir - pradžioje - mūsų pačių tikslais). Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai Teamdeck.io.
Nepaisant to, jūs atstovaujate rinkodaros projektų valdymas arba projekto išteklių valdymas, naudodamiesi šiomis laiko valdymo ir strategijomis, pvz., laiko sekimo, galėsite geriau organizuoti darbo dieną ir nuveikti daugiau. Kadangi šios taktikos gali būti veiksmingos jums, galite pabandyti jas taikyti ir visai jūsų vadovaujamai projekto komandai, taip padidindami jos produktyvumą.
Kaip tvarkausi savo laiką – 8 patarimai, kurie pakeitė mano gyvenimą
tags: #laiko #valdymo #meistriskumo #profilis