Šio straipsnio tikslas - apžvelgti pagrindines taisykles, susijusias su PVM sąskaitos faktūros išrašymu, kai įmonė perka medieną (ar kitus prekių ar paslaugų elementus) iš PVM mokėtojo ir kai tarp šalių egzistuoja skirtingos mokestinės procedūros. Pagrindinį dėmesį skirsime tolesniems klausimams: kada išrašoma PVM SF, kokia forma ir rekvizitai būtini, kaip tvarkyti avansus, nuomą, nuolatinius pirkimus, bei kaip šie procesai reguliuojami Lietuvos PVM įstatymuose ir praktikoje.
Pagrindiniai principai: kada išrašyti PVM sąskaitą faktūrą ir kokia forma
PVM sąskaita faktūra turi būti išrašoma įforminant prekių tiekimą ar paslaugų teikimą; išrašoma net jei prekės ar paslaugos neapmokestinamos arba taikomas 0 proc. PVM tarifas. Prekės tiekimą arba paslaugų teikimą prekių tiekėjo ar paslaugų teikėjo vardu gali įforminti pirkėjas arba trečiasis asmuo tik tuo atveju, kai yra išankstinis tiekėjo (teikėjo) ir pirkėjo susitarimas. Kai tiekiama žemės ūkio produkcija, PVM sąskaitą faktūrą išrašo žemės ūkio produkcijos pirkėjai,- perdirbėtojai arba supirkėjai, jeigu jie yra PVM mokėtojai. PVM sąskaita fakūra laikoma dokumentu, kuriuo įforminamas prekių tiekimas arba paslaugų teikimas, taip pat avanso sumokėjimas.
Avansai, lizingas ir pardavimo formos
- Avanso PVM sąskaita faktūra turi būti išrašoma, kai avansas yra gautas, ir ji turi atitikti PVMĮ rekvizitus, įskaitant avanso gavimo datą, jei ji nesutampa su galutine PVM SF išrašymo data.
- Kai pirkėjas perka kompiuterį lizingu, pardavėjas išrašo PVM SF lizingo bendrovei; ši operacija turi būti įforminama pagal PVMĮ reikalavimus, su tinkamais rekvizitais.
- Jei avansas nėra mokamas, PVM sąskaita faktūra neturi būti išrašoma, nebent šalys susitaria kitaip.
SVS atveju (smulkiojo verslo schemos taikymas Lietuvoje) PVM SF gali būti išrašoma pagal SVS taisykles, o kai tai taikoma kitose ES šalyse - gali būti keli papildomi reikalavimai. Supaprastintos PVM sąskaitos (išrašomos pagal SVS) turi būti pateikiamos su papildoma nuoroda į atitinkamą schemą, kai taikoma.
Šaltiniai įrašų rekvizitams ir pagrindiniai rekvizitai
PVM sąskaitoje faktūroje turi būti tokie rekvizitai: PVM sąskaitos faktūros išrašymo data; serija ir numeris; tiekėjo PVM mokėtojo kodas (EX), pirkėjo PVM mokėtojo kodas (EX) arba identifikacinis numeris; tiekėjo pavadinimas ir adresas; pirkėjo pavadinimas ir adresas; prekės/paslaugos pavadinimas, kiekis; tiekimo data (jeigu ji nesutampa su SF išrašymo data); vieneto kaina be PVM; nuolaidos nepridėtos į kainą; apmokestinamoji vertė; PVM tarifas; PVM suma; bendra suma su PVM; papildoma informacija specialiais atvejais, pvz., kai taikoma atvirkštinis apmokestinimas ar konkretūs schema variantai.
Jei taikoma supaprastinta SF forma (pavyzdžiui, SVS), rekvizitai gali būti riboti, tačiau pagrindiniai duomenys turi būti pateikti, įskaitant PVM mokėtojo kodą (EX) tik tuo atveju, kai tai būtina. Supaprastintoje SF įtraukiama nuoroda į atitinkamą PVMĮ nuostatą, kai prekės ar paslaugos yra neapmokestinamos arba taikomas 0 proc. tarifas.
Apskaitos įrašai: kaip registruoti pirkimo apskaitos įrašus
Įsigyjant medieną iš PVM mokėtojo, įmonė turi registruoti pirkimo įrašą assayje. Paprastai tai apima: 1) prekės aprašymo įrašą, 2) kiekio (tūrio, masės) ir vieneto matavimo duomenis, 3) prekių ar paslaugų įsigijimo kainą (be PVM) ir pritaikytus PVM tarifus bei PVM sumas, 4) PVM mokėtojo kodo rekvizitus, 5) įsigijimo datą, 6) pirkėjo identifikavimo rekvizitus, jei taikoma SVS ar kitos specialiosios schemos.
Latentinius niuansus gali sukelti avansinis mokėjimas ar dalinis pristatymas. Tokiais atvejais pirkimo įrašas turi atitikti tiksliai tai, kas įvyko (avansas, prekių ar paslaugų pristatymas, arba jų perdavimas) ir atitinkamai atspindėti PVM įsiskaičiojimą.
Instrukcijos į praktinę situaciją: medienos pirkimas ir pardavimas
- Jei įmonė įsigijo medieną iš PVM mokėtojo ir perdavė ją tolesniam perdirbimui/pardavimui (pvz., gaminiams), įrašai turi būti susieti su pirkėjo PVM SF rekvizitais ir įsigijimo data.
- Jei įsigyta mediena iškart parduodama PVM mokėtojui, įmonė gali išrašyti SF pirkėjui, nurodydama tinkamus rekvizitus (adresas, įmonės kodas) ir taikytą PVM tarifą bei sumas.
- Jei pirkėjas nurodo, kad SF nėra reikalinga, įmonė gali išrašyti tik kopiją sau; tačiau pagal teisės aktus SF gali būti būtina įvairiais atvejais, todėl rekomenduojama laikytis teisinio nustatymo.
Specialūs atvejai ir papildomos nuostatos
- NUOMOS ir finansinės operacijos: nuomai ar paskoloms, jei taikoma, dokumentai turi būti išrašomi laikantis PVM įstatymo nuostatų. Dėl įsipareigojimų ir įkeitų - skolos ir apskaitos įrašai gali būti registruojami atskirose sąskaitose, o tarpusavio atsiskaitymų aktai - kaip įrodymas, bet ne kaip sandoriai.
- Europoje vykdant nuotolinę prekybą su OSS sistema užsienio pirkėjams PVM SF gali būti nerašomos, tačiau vietoj to taikomos skaitmeninės formos ar kiti dokumentai, priklausomai nuo teisės reikalavimų.
- Kad ir kaip įforminamas PVM reikalavimas valsčių viduje (Lietuvoje) - būtina laikytis 80 str. rekvizitų ir papildomų taisyklių, nurodančių, kada galima išrašyti supaprastintą SF ir kada privaloma naudoti detalų SF.
Pavyzdžiai ir praktiniai patarimai
- Nedaromas PVM SF tik tada, kai tiekėjo ir pirkėjo sutartis yra neaiški arba PVM įstatymas netaikomas; tačiau gali būti reikalinga kitokia dokumentinė forma įrodymui. LAT praktikoje PVM SF gali būti įrodymas sutartiniams santykiams, bet ne visais atvejiais nustato sutarties pobūdį.
- Jei įmonė perka medieną ir perduoda ją toliau perdirbti ar parduoti, pirkimo įrašas ir PVM SF turi atitikti teisinius reikalavimus bei apskaitos standartus.
Gaires dėl dokumentų skaitmeninimo ir saugojimo
Teisės aktai nereguliuoja dokumentų skaitmeninimo specifikos ir nedraudžia to daryti. Elektroninės PVM SF gali būti saugomos tiek Lietuvoje, tiek ES valstybėse narėse, bet būtina užtikrinti pilną prieigą prie duomenų ir jų saugumą. Popierinės PVM SF saugojimo terminas - dažniausiai 10 metų, tačiau konkretūs reikalavimai gali skirtis priklausomai nuo teisinės bazės.
Kaip teisingai įforminti pirkimo-pardavimo santykius: praktiniai patarimai
- Pirkėjui ir pardavėjui turėtų būti vienodas PVM SF variantas; būtini rekvizitai turėtų būti vieningi abiejose pusėse.
- Jei pardavėjas išrašo PVM SF netiksliai, gali būti taikoma koreguojančioji sąskaita-faktūra; svarbu nurodyti datos, sumas ir rekvizitus teisingai.
- Jeigu pirkėjas nori perrašyti įsigijimo datą ar pridėti papildomą rekvizitą, tai gali būti įmanoma, tačiau dažnai reikalauja šalių susitarimo ir papildomų dokumentų.