Elektroninių dokumentų tvarkymas, įtraukimas į apskaitą ir saugojimas vykdomas pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158. Asmenims, besiverčiančiam licencijuojama dokumentų tvarkymo veikla, Taisyklėse nustatyti dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimai tvarkant šių Taisyklių 1 punkte nurodytų įstaigų dokumentus yra privalomi.
Šio straipsnio pagrindą sudaro šie fragmentai: dokumentų registravimas, apyvarta, bylos sudarymas, saugojimo terminai, techninis tokio valdymo mechanizmas, elektroninių dokumentų integravimas į apskaitos sistemas ir užduočių vykdymo kontrolė. Aptariama, kaip įstaigos organizuoja dokumentų valdymą, kokie yra atsakingi asmenys, kokios yra dokumentų registrų ir bylų sąsajos su valstybės archyvu ir kitomis institucijomis.
Dokumentų tvarkymas ir apskaita: pagrindinės nuostatos
Ūkinių ir administracinių funkcijų vykdymas reikalauja nuoseklaus dokumentų valdymo: nuo jų rengimo iki perdavimo į archyvą. Dokumentų įforminimo tvarką nustato Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19. Dokumentai yra rengiami, tvarkomi ir apskaitomi taip, kad būtų užtikrintas jų buvimas įstaigos dokumentų apskaitos sistemoje ir paieška.
Įstaigos dokumentų valdymo organizavimas
Įstaigos vadovas atsakingas už dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę, nustato procedūras, įgaliojimus ir atsakomybės sritis. 6.1 punktas nurodo, kad vadovas nustato įstaigos dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo ir kontrolės procedūras. Taip pat 6.2-6.4 punktais paskiriami atsakingi asmenys, tvirtinami perėmimo aktai, ir sudaroma patariamoji DEK komisija (dokumentų ekspertų komisija) nagrinėti klausimams.
Registravimas ir bylos formavimas
9.1-9.5 punktuose nustatyta, kad įstaigos registruoja dokumentus pagal rūšis ir saugojimo terminus, informacinius vidaus dokumentus, siunčiamuosius ir gautuosius dokumentus bei kitus dokumentus, susijusius su specialiomis funkcijomis ar sritimis. Dokumentai registruojami vieną kartą, o jų registracijos duomenys turi būti aiškūs: registracijos numeris, data, sudarytojas arba gavėjas.
12.1-12.3 punktuose apibrėžiama registravimo tvarka - dokumentų registruose įrašomi pagrindiniai identifikavimo duomenys, rezoliucijos, vykdytojo parašas ir papildomi duomenys. Be to, dokumentų registravimas turi būti užbaigtas prieš pradedant tolimesnes procedūras.
Gautų ir siunčiamų dokumentų apdorojimas
Gauti dokumentai įstaigos vadovui teikiami su rezoliucijomis arba be jų; faksimiliniu ryšiu ir telekomunikacijų įrenginiais gautos kopijos registruojamos pagal taisykles, o originalai, kai tik pateikiami, registruojami ta pačia data ir numeriu. Dokumentai, siunčiami už įstaigos ribų, turi būti vizuoti arba pažymėti, kad originalas nebuvo išsiųstas.
Dokumentacijų planas ir bylų sudarymas
Kiekvienais metais iki naujų kalendorinių metų pradžios parengiamas dokumentacijos planas (5 priedas), kuriame nurodomos bylos, jų saugojimo terminai ir atsakingi struktūriniai padaliniai. Bylos sudaromos pagal įstaigos funkcijas ir veiklos sritis, o jų indeksai yra fiksuojami dokumentacijos plane ir nekeičiami per kalendorinius metus. Jei taika gali būti tęsiama kitais metais, indeksas perkeltas nėra, o nauji bylų sudarymai gali įtraukti seną indeksą tik jei buvo tęsiama ta tema.
Bylų antraštės ir rekordai
Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant bylos segtuko ar aplanko. Klasifikavimas ir antraščių formulavimas atsižvelgia į temą ir bylos turinį, o vienarūšės bylos įtraukiamos į dokumentacijos planą su bendrąja antrašte, pavyzdžiui, Valstybės tarnautojų asmens bylos ar Finansinių patikrinimų bylos.
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės
Elektroninių dokumentų valdymas reglamentuojamas Lietuvos teisės aktais ir ISO standartuose (LST ISO 15489-1:2006). Elektroniniuose dokumentuose svarbios tokios dalys: reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms, metaduomenys, elektroninio parašo naudojimas, pakuotė ir elektroninių bylų sudarymas bei tvarkymas. Elektroninis dokumentas turi turėti aiškią turinį, metaduomenis ir tinkamą pasirašymo mechanizmą.
Elektroninių bylų tvarkymas
9.11-9.13 punktai reglamentuoja elektroninių bylų sudarymą, tvarkymą ir perkėlimą tarp sistemų, siekiant užtikrinti nuoseklų archyvavimo procesą ir prieigą prie informacijos. Elektroninių bylų perkėlimas vyksta laikantis teisinių ir techninių reikalavimų, užtikrinant duomenų vientisumą ir autentiškumą.
Bylų apskaitos numeravimas ir saugojimo terminai
Vykdant bylų apskaitą, nustatomi fondai ir jų saugojimo terminai. Fondas apima dokumentus, kuriuos įstaiga priskiria vienam laikotarpiui. Kai visi fondui priklausantys apskaitos vienetai sunaikinami arba perduodami kitai įstaigai, fondas išbraukiamas. Fondų vieta turi būti aiški ir fiksuota apskaitos dokumentuose.
Dokumentų saugojimas ir priežiūra
Pažymėtina, kad įstaigoje būtina nuolat tikrinti dokumentų būklę ir apskaitos duomenis. Juridiniai ir fiziniai asmenys gauna tik tvarkytus dokumentus, o saugojimo vietos turi būti įteisintos teisės aktuose. Dokumentus iš saugyklų išduoda atsakingas asmuo, o jų vieta ir būklė reguliariai tikrinama.
Praktiniai įžvalgos apie lietuvišką teisės aktų bazę
Teisės aktai, susiję su dokumentų valdymu, yra ne tik siekimas užtikrinti formalumą, bet ir užtikrinti operatyvumą, skaidrumą bei teisės leidimų laikymą. Nagrinėjamos temos apima dokumentų valdymą, dokumentų įforminimą, registravimą, bylas ir jų apskaitą, bei elektroninių dokumentų valdymą ir jų techninius reikalavimus. Šios taisyklės yra nuolat peržiūrimos ir papildomos, siekiant atitikti naujus teisės aktus ir technologinius pokyčius.
Gaires ir praktiniai patarimai
- Laikykitės 8.3 punkte nurodytos dokumentų apskaitos ir registravimo sistemos, kuriuos tvirtina įstaigos vadovas.
- Registruokite dokumentus tiek popierinėje, tiek elektroninėje formoje laikantis 12.1-12.3 punktų reikalavimų.
- Sudarydami bylas, naudokite nuoseklią į dokumentacijos planą struktūrą, pridėkite atitinkamas antraštes ir indeksom.
- Laikykitės elektroninių dokumentų valdymo taisyklių dėl vientisumo, metaduomenų ir autentifikacijos principų.
tags: #medienos #zenklinimo #apskaita